加强办事处工作管理,发挥贸促会商事调解系统合力


                                                                                                   吴灿芳

        江苏调解中心自1992年成立以来,秉承贸促会商事调解“和为贵”的理念,以耐心细致、热心周到的调解服务帮助中外当事人平心静气地化解了900余件涉外经贸纠纷,有效地促进了江苏改革开放的稳定健康发展。为了更加便捷地向全省广大企业提供商事调解这一贸促会特色法律服务,江苏调解中心先后在全省贸促系统内设立了11个办事处,基本上形成了覆盖全省开放型经济发展主要地域的商事调解服务网络。今年初,江苏调解中心为贯彻落实《关于进一步加强贸促会法律服务的意见》,充分发挥商事调解在帮助企业妥善处理各类涉外经贸纠纷、合理应对金融危机中的独特作用,提高办事处的工作效率和工作质量,制定了《江苏调解中心办事处管理办法》(下称“管理办法”)。现就结合该管理办法的规定,介绍江苏调解中心在办事处管理工作中的一些实践做法,以期与同行探讨。
        一、调解中心设立办事处的必要性
        贸促会是一个具有强大系统优势的贸易促进机构。由总会、地方分会和支会构成的上下联动、横向协作的工作网络,为贸促会的展览、法律、联络等各项业务的顺利发展提供了完善的系统保障。商事调解工作也不例外。目前,中国贸促会系统在总会和所属40余家分会设立了调解中心,形成了覆盖全国的商事调解网络。不仅商事调解作为一种可替代诉讼的争议解决方式越来越广泛地受到国际经济贸易合作当事人的青睐和选择,而且我会的调解中心作为专业的商事调解机构,也日渐在各地建立多元化纠纷解决机制中发挥越来越重要的作用。
         然而,随着经济全球化进程的加快和我国开放型经济的进一步发展,我们认为我会现有的商事调解网络已不能完全满足经济发展的需求。一方面,民营经济的迅速崛起以及我国入世后广大中小企业广泛参与国际市场竞争,使得市、县级地区经济实体直接遭遇涉外经贸纠纷,这些新兴的经济实体往往比管理相对规范、人才相对齐备的国有企业和大型集团公司更需要获得争议解决过程中的法律服务,而贸促会调解中心作为公益性的公共服务机构,无疑最易受到纠纷当事人的信赖和选择。另一方面,贸促会系统的基层组织——市县贸促支会,由于机构编制和人员经费等各种因素,在法律服务人才上相对欠缺,法律服务工作也相对薄弱,尚不具备独立向企业开展商事调解服务的条件。因此,在支会设立办事处,由分会调解中心对其工作予以指导和帮助,既能就近为企业提供最快捷便利的服务,又增加了支会为企业服务的手段,提升支会贸促工作的整体形象。同时,也扩大了我会商事调解的服务网络,并能在一定程度上保证了商事调解工作的统一性和规范性,有利于商事调解业务的长远发展。
        二、办事处的性质
        《管理办法》将办事处的性质定位为秘书处的派出机构。这一规定明确了以下几层含义:
       (一)设立于支会的调解中心办事处不是一个独立的机构,不具有独立的法律地位。办事处工作除了应在支会领导下开展,还应当接受调解中心的统一管理,遇有重大复杂业务事项必须向调解中心及时汇报,不得擅自处理。
       (二)办事处的业务范围与调解中心秘书处一样,可以直接处理案件。在这个问题上,有几种不同的意见。一种观点是支会的法律专业人才队伍比较薄弱,而处理涉外经贸纠纷需要涉及国际经济贸易、民商事法律等多领域的综合知识,办事处办案难以保证我会商事调解工作的质量。另一种观点是办事处独立办理调解案件,将会分流调解中心的业务量,影响调解中心自身的发展。持以上两种观点者均认为办事处的业务范围应当是宣传和联络,也即组织开展调解业务宣传,以及在企业有调解需求时转告调解中心就可以了。但更多人却认为,办事处应当能够直接处理案件。如前所述,设立办事处的目的一是为了就近给当事人提供快速便捷的商事调解服务,二是为了扩大支会为当地企业服务的手段,三是为了完善贸促会商事调解服务网路,发挥贸促会系统整体合力。从这三个方面考虑,办事处的职能就不应该仅限于宣传调解业务和充当调解中心与企业之间的联络员,而是应当直接担负起为企业提供调解服务的职责。调解中心应当加强管理以提高办事处调解工作的质量,不能为图自身管理的省事而把不方便留给企业。至于对案件分流的担忧也完全没有必要,一个案件不管是在分会调解还是在支会调解,都是贸促会系统内的商事调解,都实现了贸促会为企业服务的目的,在企业中扩大了商事调解的影响。
        2007年以前,江苏调解中心的年办案数量在10-20件之间徘徊。2008年,全省商事调解受案量达到30件,其中分会调解中心办案18件,办事处办案达12件。2009年上半年受理调解案件28件,办事处受案合计11件。从统计来看,近两年江苏调解中心有近一半的案件都是由各办事处办理或者是调解中心和办事处联合办理的,办事处直接受理案件是江苏调解中心业务快速增长的重要因素。
        (三)调解中心对办事处的工作负有管理责任。江苏调解中心在支会设立办事处的做法由来已久,九十年代即批准设立了无锡、苏州、南通、扬州、镇江、泰州六个办事处,但以前在管理上比较松散。有的办事处甚至工作人员调离、退休以后也没有及时调整,办事处形同虚设,工作也没有很好地开展。2008年,江苏贸促会党组强调要发挥全省贸促系统合力,要从全系统的高度而不仅仅是省分会某个部门的角度出发去谋划贸促会各项工作。江苏调解中心调整规范了各办事处机构设置和人员配备,并根据需要在常州、徐州等地增加设立了新的办事处。目前,江苏调解中心的11个办事处工作人员及办公场所均明确固定,有力地保障了各地办事处调解工作的顺利开展。
        三、办事处的管理
       (一)人员管理。
        1.人员配备
        从人事管理的角度来看,办事处工作人员与调解中心之间并不存在行政隶属关系,但我们在《管理办法》中对办事处工作人员作了一些要求,并把这项要求是否是实现与办事处年度考核评价工作结合起来。《管理办法》规定在支会设立办事处的条件之一是 “具备法律专业人才”。各办事处要明确主任、副主任人员,配备相应工作人员,并在人员情况有变化时及时报调解中心核准。
        2.人员培训
         为提高办事处工作人员的业务素质,保证调解工作质量,《管理办法》规定“办事处工作人员每年需接受不少于40课时的业务培训”。08年、09年调解中心都组织了针对支会法律工作者的法律业务知识培训,并鼓励工作人员自学或参加社会培训,提高专业技能。
        (二)业务管理
 各办事处所在地的经济发展状况不尽相同,工作人员专业知识水平也参差不齐,为保证全省商事调解工作的统一性和规范性,调解中心从多方面对办事处工作实行标准化管理。
        1.办事处统一适用中国贸促会/中国国际商会调解中心调解规则和江苏调解中心调解员名册。
        在2008年江苏调解中心换届时,我们就考虑到了办事处办案的需求,在聘请新一届调解员时,改变以往主要在省会所在地选聘调解员的做法,而是从调解中心及各办事处所在地,按照《江苏调解中心调解员聘任办法》规定的标准,均衡分布地聘请了一批专家学者担任调解员。这样既保证了调解员队伍的素质,又使在办事处调解纠纷的当事人能有就近选择调解员的便利。
        2.统一协调全省商事调解业务宣传推广工作。
        调解中心年初确定全省系统内的宣传工作重点,各办事处结合本地特点制定宣传推广计划后上报调解中心,秘书处根据各地工作安排,确定系统全年宣传工作计划。这种省市联动宣传推广的做法,既发挥了省分会的技术优势,又利用了办事处在当地企业界的组织号召力,充分展现了贸促会上下联动的系统合力。今年江苏调解中心在扬州地区开展的“说法指航”活动,在苏州、张家港、常熟等地举办的“国际贸易结算法律实务培训”等活动,都在社会上引起强烈反响,受到当地政府和企业的广泛赞誉。
        3.统一各办事处的案件管理工作。
 调解中心秘书处对各办事处办理的调解案件实行统一管理,要求各办事处及时做好案件的登记、办理、统计和上报工作,并对案件进行统一编号。在江苏调解中心被确定为总会调解业务网上管理系统试点单位后,秘书处将各办事处的案件也及时纳入了网上管理范围。
       (三)收费管理
         商事调解是有偿法律服务。但商事调解也是一项公益性服务。因此,调解收费问题必然是一个敏感的话题。为了保证商事调解这一利国利民的贸促会特色服务得以长久持续健康发展,调解中心必须妥善处理好收费问题。江苏调解中心的商事调解项目收费是经过物价部门核准的,但各地办事处并没有在当地取得收费许可。为了鼓励办事处的工作积极性,同时也为了保证商事调解这一法律服务项目在各个环节的合法性,调解中心在《管理办法》中没有回避这个问题,而是本着合理务实的原则确定了收入分配原则。
       三、办事处工作的考核
       江苏调解中心办事处业务的统计总结工作是全省贸促会业务统计系统的一部分,要求每季度上报。09年为应对金融危机,全面及时掌握系统内各项贸促工作情况,改为月报制度。调解中心根据各支会上报的统计数据、总结材料以及实际工作情况,于每年底对办事处进行考评。
        调解中心根据《管理办法》的规定要求,结合目前全省商事调解工作的实际情况,确定了相关考评标准。例如,目前对大部分办事处而言,健全机构设置、加强人才配备和开展业务宣传是首要任务,《管理办法》也相应地在考核项目上有所体现。设立办事处的主要目标是实际开展调解工作,切实为企业提供商事调解服务,《管理办法》不仅在该项工作的考评分值上有所侧重,而且把它作为办事处能否被评选为先进的决定条件,规定“考核当年未实际受理调解案件的办事处不得被评为先进”。考核评比的作用在于它一方面激励了先进办事处的工作积极性,另一方面也使其他办事处在开展调解工作时有所参照。2008年,南通办事处被评为先进单位,他们在业务宣传、联系企业、人员配备等方面的工作思路今年就被很多别的办事处借鉴。
         江苏调解中心为尽快构建全省贸促系统法律服务平台,强化系统合力,在办事处管理方面做了一些初步的尝试。这些做法目前并不成熟,只能算是摸着石头过河。我们希望能抛砖引玉,以此引起全国贸促系统内专家对支会调解工作的重视,共同探讨促进支会调解工作发展的良好策略。

                                    (作者系江苏省贸促会法律部副部长、调解中心副秘书长)